Comunicação Eficaz
Comunicação é o processo bilateral de um emissor transmitir uma mensagem para um receptor que confirma a mensagem ou pede clarificação. Na liderança, a comunicação é, por isso, um dos principais pilares. Isto porque, é através da comunicação que um líder consegue passar a mensagem do que quer da sua equipa e consegue motivá-la a realizar as tarefas necessárias para atingir os objectivos.
Mas e o que é uma comunicação eficaz? A comunicação é eficaz quando a mensagem é bem transmitida e compreendida. Por outro lado, a comunicação é ineficaz quando a mensagem não é adequadamente compreendida.
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Entender a Anatomia da Comunicação
Para entender a base de uma comunicação eficaz, é necessário explorar a anatomia da comunicação:
- Codificar a Mensagem – O emissor codifica uma mensagem com base num conjunto de simbolos reconhecidos para transmitir a alguém.
- Transmitir a Mensagem – O emissor transmite uma mensagem através de um meio. O emissor terá que garantir que não existem barreiras que podem perturbar a transmissão da mensagem. Também deverá assegurar que o meio escolhido é o adequado.
- O receptor recebe a mensagem e dá feedback – O receptor descodifica a mensagem e dá feedback. Pode confirmar a boa recepção da mensagem ou pede clarificação. Por outro lado, o emissor deve confirmar que o receptor compreendeu a mensagem.
As causas para uma não comunicação eficaz podem variar. O emissor pode não se expressar correctamente ou usar a linguagem adequadamente. A mensagem pode-se não transmitir pelo meio adequado. Pode haver ruído que perturbe a comunicação. O receptor pode não ouvir activamente ou não ter uma linguagem não-verbal bem desenvolvida. As consequências são muitas vezes levar ao conflito.
Comunicação Eficaz em Múltiplos Canais
Existem muitas forma de tipificar a comunicação. A comunicação pode ser escrita ou oral; pode ser formal ou informal; pode ser oficial ou não oficial. Cada tipo tem as suas especificidades onde diferentes factores da comunicação, como a linguagem verbal e não-verbal, terão diferentes pesos. No entanto, seja uma conversa, um artigo numa newsletter, conversa de elevador, ou reunião de progresso, a mensagem deve ser bem transmitida e recebida.
Dado que o número de canais é cada vez maior, é dessa forma, importante perceber como cada um funciona e a influência e repercussão que terá. Isto porque podemos estar a pensar que estamos a chegar a um público mas afinal chegamos a muito mais pessoas, ou a pessoas completamente diferentes do que tínhamos idealizado.
Além disso, é preciso ter a noção que muitas vezes estamos a comunicar por diversos canais sem nos apercebermos. Por exemplo, imagine que está a dar uma formação para uma turma ao vivo mas também tem alunos que estão a participar à distância através de videoconferência. Neste caso, o formador tem de se preocupar com os alunos em sala mas também com o que estão à distância garantindo o envolvimento de todos e que a mensagem passada é clara para ambas as audiências.
Ou seja, não basta saber comunicar e passar a mensagem. Também é importante garantir que a mensagem está a ser bem recebida e que mesmo quando existem múltiplos canais a serem usados ao mesmo tempo, a mensagem é clara para todos.
Como Garantir uma Comunicação Eficaz?
Não nos podemos esquecer que estamos sempre a comunicar, quer seja com os nossos amigos, família, chefias ou colegas. Existem várias práticas que qualquer pessoa pode desenvolver para conseguir ser um comunicador eficaz. Uma das frameworks mais conhecida para desenvolver as capacidades de comunicação é conhecida pelos Sete C’s da comunicação. Esta diz que a comunicação deve ser:
- Correcta – É importante garantir que os factos e as informações que constam da mensagem são verdadeiros e correctos. Também é importante escrever corretamente, sem erros gramaticais ou ortográficos. Rever, rever, e rever o texto antes de concluir o texto.
- Clara – A mensagem deve-se transmitir de forma simples e que possa-se facilmente compreender. Use frases curtas e claras que as pessoas compreendam.
- Completa – A informação deve estar completa. Não deixe de fora nenhum essencial para a compreensão da mensagem.
- Concisa – A mensagem deve ser o mais curta possível. Palavras desnecessárias e caras dificultam a comunicação e devem-se remover.
- Concreta – Não faça floreados com a mensagem. Seja conciso e focado para que não existam mal-entendidos.
- Cortês – Seja simpático, atencioso, e respeituoso. Desta forma, maximiza a probabilidade da mensagem ser recebida de forma mais positiva.
- Consideração – Tenha em mente o receptor. A mensagem deve-se adaptar ao contexto.
Aptidões para uma Comunicação Eficaz
As aptidões de comunicação podem desenvolver-se. Algumas das aptidões que se devem desenvolver são, por exemplo:
- Saber Ouvir – Um bom comunicador deve saber ouvir. Isto porque, se não ouvir, não poderá garantir uma eficaz recepção da mensagem, nem clarificar quaisquer dúvidas. Por outro lado, se quer ser ouvido, garanta que ouve os outros e que ou outros sabem que estão a ser ouvidos. Isto porque, a comunicação tem sempre duas vias, uma de ida e outra de volta.
- Modelar a Comunicação não-verbal – Não se esqueça que quando comunica uma mensagem não são só as palavras que estão a passar. Ou seja, a sua linguagem corporal e o seu tom de voz influenciam o receptor. Dessa forma, tenha em atenção a comunicação não verbal para não ser mal-entendido.
- Estabelecer empatia – Quando se está a comunicar é importante ser empático mas também ter inteligência emocional. Só assim se consegue perceber os sentimentos dos outros e perceber como a nossa mensagem influencia os outros. Dessa forma, a empatia e a inteligência emocional vão ajudar a comunicar melhor.