Gestão de Tempo
A Gestão de tempo é a organização de actividades e do trabalho de forma a conseguir fazer o máximo possível no tempo disponível. Ou seja, fazer mais e melhor trabalho no mais curso espaço de tempo.
Regra geral, a gestão de tempo é, desse modo, fundamental para conseguir equilibrar a vida pessoal e profissional e conseguir obter sucesso em todas as áreas da vida.
Uma das principais características da gestão do tempo é, dessa forma, saber estabelecer prioridades, maximizar o tempo despendido em prioridade e reduzir o tempo gasto em actividades secundárias.
Como infelizmente o tempo não se pode esticar, por muito que se tente maximizar as actividades que se faz num período de tempo, é importante perceber que somos finitos e por isso há certas aptidões que podem ajudar na gestão de tempos. Estas são por exemplo, delegar tarefas, estabelecer metas, gerir os projectos, tomar decisões eficientes, planear e coordenar eventos, analisar e resolver problemas de forma eficiente, entre outras.
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Importância da Gestão de Tempo
O tempo é importante porque é limitado. O dia tem 24 horas e não é possível esticar!
A gestão de tempo permite ao líder estabelecer objectivos mas também expectativas para as organizações e colaboradores. Para que estes podem ser cumpridos é preciso fazer uma boa gestão de tempo para, para que sejam adequados e permitam que os funcionários façam um bom trabalho. A gestão de tempo permite ainda que os gestores conheçam as suas equipas e capacidades por forma a definir objectivos realistas.
Uma má gestão de tempo pode ter efeitos muito prejudiciais nas organizações e nos colaboradores. Isto porque, se os colaboradores não tiverem o tempo suficiente para realizar as suas tarefas podem entrar em stress e entregar um mau trabalho, prejudicando a organização e reduzindo a produtividade.
Uma boa gestão de tempo, toma decisões sobre as actividades que cada pessoa tem de fazer, reduzindo o tempo que estas têm disponível e que acima de tudo as desviam do que realmente é importante fazer. Ou seja, é importante conseguir controlar os efeitos dos estímulos externos no tempo das pessoas.
Claro que isto leva-nos, dessa forma, ao ponto em que nem todas as actividades têm o mesmo valor. Dessa forma, é importante dirigir o foco para as actividades mais importante e com maior valor, deixando para segundo plano as que tem pouco valor.
Vantagens da Gestão de Tempo
A gestão do tempo trás várias vantagens quer às organizações quer aos seus colaboradores.
Uma das principais vantagens é a felicidade dos colaboradores. A realidade é que quando os colaborares tem tempo para fazer as tarefas para os quais foram designados sentem-se mais felizes e menos stressados, aumentando a produtividade e entregando um trabalho com maior qualidade.
Uma boa gestão de tempo também ajuda a fixar mais os colaborares. Se esta permite ter colaboradores mais felizes, a realidade mostra que colaboradores felizes são menos propensos a procurar novos empregos.
Uma melhor gestão do tempo também permite maior criatividade e inovação. Isto porque quando os colaboradores têm tempo para pensar nas suas tarefas e nos objectivos que tem de atingir conseguem muitas vezes encontrar formas mais criativas e inovadores para o conseguir.
Por outro lado, também ajuda a aumentar a produtividade. Como já vimos a gestão de tempo implica focar nas tarefas mais importantes e com maior valor ou seja as que irão permitir uma maior produtividade.
A realidade mostra que uma má gestão de tempo tem impacto na saúde e estado de espírito dos colaboradores. Colaboradores stressados e esgotados são mais propensos a tirar licenças e baixas médicas.
Dicas para uma Melhor Gestão de Tempo
Se a gestão do tempo é importante e trás muitas vantagens às organizações e aos indivíduos queremos ajudá-lo a melhorar os seus skills. Abaixo seguem algumas dicas:
- Pense em tudo o que tem para fazer na semana. Depois organize as actividades de acordo com a sua importância e coloque as mais importantes nas horas em que é mais produtivo.
- No início do dia faça uma lista de tudo o que tem para fazer e coloque objectivos mensuráveis e pense na melhor forma de os alcançar.
- Prioritize as actividades que terá de realizar durante o dia.
- Deixar tempo em que não tem nada programado para responder a actividades urgentes e não programadas.
- Evite distracções. Agende um período do dia para responder a emails e chats. Não tenha as suas comunicações ligados o dia inteiro ou passará o tempo a responder a coisas não urgentes e não prioritárias.
- Saiba dizer não. Não aceite todo o trabalho só porque sim. Analise se consegue fazer e discuta com a sua chefia as opções disponíveis quando lhe está a ser atribuído mais trabalho do que o que consegue realizar.
- Estabeleça objectivos SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, and Time-bound).
- Não se deixe consumir pelo stress. Se não está a conseguir cumprir com os seus planos, pare e comece a planear de novo. Não se esqueça de analisar porque não está a conseguir cumprir, ou seja, procure as causas-raiz.
- Delegue sempre que conseguir e puder. Delegar irá ajudar a manter-se focado nas actividades que são mais importantes e que tem de ser feitas por si.
- Não faça muita coisa ao mesmo tempo. Foque-se numa actividade e só inicie outra quando a primeira estiver concluída. Dessa forma será mais produtivo e evitará desperdícios de tempo.